Polityka prywatności
Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych
Miasto Złotów
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, przedstawiamy poniżej informacje w zakresie przetwarzania Twoich danych osobowych:
|
Administrator danych osobowych |
Kontakt do Inspektora Ochrony Danych |
|
Gmina Miasto Złotów Adres siedziby: al. Piasta 1, 77-400 Złotów Tel.: 67 263 26 40 E-mail: urzad@zlotow.pl |
iod@comp-net.pl |
|
Cel przetwarzania danych osobowych |
Podstawa prawna przetwarzania |
|
Pobieranie podatków i opłat – podatek rolny, leśny, od nieruchomości, od środków transportu, w tym w szczególności: • ustalenie wysokość podatków oraz opłat; • prowadzenie wymaganych przepisami rejestrów w tym ewidencję podatkową oraz ewidencję księgową; • prowadzenie czynności sprawdzających oraz postępowania podatkowe; • w razie zaistnienia konieczności - kontrola podatkowa i dochodzenie należności; • rozliczanie wniesionych opłat; • wystawianie zaświadczeń na wniosek płatnika; • działania informacyjne |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 9 ust. 2 lit. b RODO |
|
Rozpatrzenie wniosku o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej w celu ustalenia limitu oraz dokonania zwrotu podatku akcyzowego, a także celach sprawozdawczych z nim związanych |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Realizacja zadań związanych z ustalaniem i określaniem wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, a także poborem, windykacją i egzekucją opłaty |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Ustalenie warunków zabudowy |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Rejestracja działalności gospodarczej – przyjęcie wniosku i przesłanie do CEiDG |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Zajęcie pasa drogowego – wydanie opinii w sprawie lokalizacji inwestycji w pasie drogowym |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Ochrona środowiska i przyrody: wydawanie decyzji ws. wycinki drzew, usuwania azbestu, , wnioski o dotacje do przydomowych oczyszczalni ścieków i na poprawę jakości powietrza, wydawanie decyzji środowiskowych, monitorowanie zanieczyszczeń, prognozy strategiczne oceny oddziaływania na środowisko. |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Gospodarka wodna: wydawanie opinii ws. studni głębinowych, pozwolenia wodno-prawne, decyzje w sprawie zmiany stosunków wodnych na gruncie. |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Gospodarka nieruchomościami: sprzedaż, najem, dzierżawa, zarząd, użyczenie i użytkowanie nieruchomości, nabycie nieruchomości, trwały zarząd, użytkowanie wieczyste. |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Nadawanie numeru porządkowego nieruchomości oraz wydawanie zaświadczeń o nadanym numerze porządkowym. |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Edukacja: • obsługa Systemu Informacji Oświatowej; • realizacja dowozu dzieci do szkół w tym do placówek specjalnych; • kontrola spełnienia obowiązku nauki przez młodzież w wieku 16-18 lat; • obsługa wniosków o przyznanie stypendiów Burmistrza Miasta, motywacyjnych; • realizacja zadań związanych z awansami nauczycieli; • realizacja konkursów na stanowisko Dyrektora oraz prowadzenie spraw kadrowych, ewidencja czasu pracy, ocena pracy pedagogicznej Dyrektorów Szkół; • realizacja świadczeń dla nauczycieli wynikających z karty nauczyciela; • prowadzenie arkuszy organizacyjnych szkół i przedszkoli; |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Realizacja zadań przez Gminną Komisję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Kwalifikacja wojskowa. Realizacja zadań z zakresu świadczeń osobistych na rzecz obrony kraju. |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków wpływających do |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Urzędu |
|
|
Przyjęcie zawiadomienia o zamiarze zorganizowania zgromadzenia |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Realizacja zamówień publicznych |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
|
Wydawanie i ewidencja zezwoleń na sprzedaż alkoholu |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Obsługa wniosków o wydanie Karty Dużej Rodziny |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 9 ust. 2 lit. b RODO |
|
Prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Nadanie medalu za długoletnie pożycie małżeńskie |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Ewidencja ludności – w zakresie dokumentów i zbiorów prowadzonych przez Burmistrza w celu realizacji zadań związanych z: • nadaniem lub zmianą numeru PESEL, • zmianą stanu cywilnego, imienia lub nazwiska, zgonem, • zmianą obywatelstwa, • wydaniem nowego dowodu osobistego lub paszportu, • zmianą dokumentu podróży cudzoziemca, • obowiązkiem meldunkowy, • usunięciem niezgodności w danych, • wydaniem zaświadczenia, |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Dowody osobiste - w zakresie dokumentów i zbiorów prowadzonych przez Burmistrza w celu realizacji zadań związanych z wydaniem dowodu osobistego, unieważnieniem w związku ze zgłoszeniem utraty, uszkodzenia, zmiany danych w nim zawartych, upływu terminu ważności, utraty obywatelstwa oraz wydania zaświadczenia o danych własnych zgromadzonych w Rejestrze Dowodów Osobistych.
|
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Akty stanu cywilnego - w zakresie dokumentacji i zbiorów prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego w celu realizacji zadań związanych z: • sporządzeniem aktów urodzenia dziecka, małżeństwa, zgonu, • zmiana imion i nazwisk • wydania zaświadczenia o stanie cywilnym, • wydania odpisu aktu stanu cywilnego, • sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego, |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Obsługa posiedzeń Rady Miasta |
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie danych do celów kontaktowych Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Nagrywanie posiedzeń Rady Miasta |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Realizacja zadań związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych i ich publikacją |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Zatrudnienie pracowników, wypłacanie wynagrodzenia, zgłaszanie do ubezpieczeń pracowników i członków rodziny, wypłacanie świadczeń socjalnych |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 6 ust. 1 lit. b RODO Art. 9 ust. 2 lit. b RODO |
|
Rekrutacja na wolne stanowiska pracy |
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 9 ust. 2 lit. b RODO |
|
Realizacja procesu rekrutacji oraz odbywania stażu w Urzędzie oraz praktyki zawodowe |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
|
Prowadzenie monitoringu wizyjnego |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Udostępnianie informacji publicznej i o środowisku |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
|
Prowadzenie ewidencji i archiwizacji dokumentacji |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby na przetwarzanie danych
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze
Art. 6 ust. 1 lit. e RODO – realizacja zadań w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora
Art. 9 ust. 2 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej
Odbiorcy danych osobowych
W niektórych sytuacjach, Twoje dane osobowe mogą być udostępniane, w szczególności jeśli będzie to konieczne do wykonywania ustawowych zadań Administratora. Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być: a) podmioty oraz osoby, których dostęp do danych wynika z przepisów prawa;
- b) strony i uczestnicy postępowań lub organy właściwe do załatwienia wniosku na mocy przepisów prawa; c) banki - w celu obsługi dokonywanych transakcji;
- podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie;
- podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora, w celu świadczenia usług – na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych lub innego instrumentu prawnego - w tym w szczególności usługodawcom wykonującym zadania na zlecenie Administratora w ramach świadczenia usług serwisu, rozwoju i utrzymania systemów informatycznych;
- osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna lub dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
Pozyskiwanie danych z innych źródeł
W niektórych sytuacjach, możemy pozyskiwać Twoje dane z innych źródeł, niż bezpośrednio od Państwa. W przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osób, których dane dotyczą, źródłem danych mogą być inne organy administracji publicznej lub osoby trzecie. Wówczas Administrator poinformuje Państwa o źródle pozyskania danych, chyba że przepis szczególny zwalnia go z tego obowiązku.
Okres przechowywania danych lub kryteria ustalania tego okresu
- Będziemy przechowywać Państwa dane osobowe do chwili załatwienia sprawy, w której zostały one zebrane a następnie zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
- Po zrealizowaniu umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa.
Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
- Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie, okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań - prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa, którego dotyczy postępowanie.
- Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Ciebie zgody - będziemy przetwarzać te dane do czasu jej odwołania.
- W związku z prowadzonym monitoringiem wizyjnym, dane będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 14 dni, po czym zostaną trwale usunięte, chyba że zajdzie uzasadniona konieczność przechowywania nagrań dla celów dowodowych, w zakresie postępowania przygotowawczego prowadzonego przez stosowne organy.
- Jako pracodawca, jesteśmy obowiązani przechowywać dokumentację pracowniczą. Akta pracowników zatrudnionych przed
1 stycznia 1999 r. – 50 lat, akta pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – 50 lat, chyba że przekażemy do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA – wówczas okres przechowywania wynosi 10 lat, akta pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
Prawa osób, których dane dotyczą
- prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
- prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
- prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej;
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
- prawo do wniesienia sprzeciwu, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony
interes);
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2,
00 - 193 Warszawa);
Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych osobowych
Podanie danych osobowych jest (w zależności od rodzaju operacji przetwarzania danych):
- wymogiem ustawowym, gdy przetwarzanie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
- wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy jeżeli dane są zebrane w celu podjęcia działań przed i zawarcia umowy;
- dobrowolne, w przypadku gdy podanie danych następuje na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą;
Niepodanie danych osobowych w będzie skutkowało niezrealizowaniem celu, dla którego dane miały być przetwarzane, w szczególnych przypadkach odmowa podania danych nie wpływa na tok oraz wynik prowadzonego postępowania, w szczególności w procedurach podatkowych i naliczaniu opłat lokalnych.